12/1/16

Πώς να απλοποιήσεις το σύστημα σου για την αρχειοθέτηση


Η αρχειοθέτηση είναι κάτι που δυσκολεύει πολλούς ανθρώπους. Η οργάνωση όμως, όχι μόνο μπορεί να σε κάνει πιο παραγωγικό, αλλά μπορεί να απλοποιήσει τη ζωή σου και να την κάνει λιγότερο αγχωτική.

Το να είσαι οργανωμένος δεν απαιτεί κάποιο περίπλοκο σύστημα αρχειοθέτησης. Απλά απαιτεί να έχεις μια θέση για τα πάντα, και να συνηθίσεις να βάζεις τα πράγματα εκεί που ανήκουν, αμέσως.
Διάβασε παρακάτω πώς θα μπορούσε ένα τέτοιο σύστημα να είναι απλό και να έχεις τα πράγματα σου σε τέλεια οργάνωση.

1. Μείωσε τον όγκο, πριν αρχίσεις την οργάνωση. Ο πρώτος κανόνας της οργάνωσης είναι να εξαφανίσεις οτιδήποτε περιττό, πριν καν αρχίσεις να οργανώνεις τα πράγματα σου.

2. Αρχειοθέτησε απλά. Δημιούργησε ένα σύστημα αρχειοθέτησης με αλφαβητική σειρά. Απλά χρησιμοποίησε τους φακέλους για αποθήκευση σε συρτάρι, ή τις γνωστές διαφάνειες, και ετικέτες, δημιουργώντας ένα αρχείο για κάθε δουλειά, για κάθε πελάτη, πωλητή ή/και project. Για το μέσο εργαζόμενο, ένα συρτάρι είναι αρκετό.

3. Αρχειοθέτησε αμέσως.
Το κλειδί για να διατηρήσεις το σύστημα αρχειοθέτησης ενημερωμένο είναι να αρχειοθετείς τα πράγματα αμέσως. Γιατί το να τα στοιβάζεις δεν λειτουργεί: Γιατί απλά μαζεύονται και μετά χωρίς να το καταλάβεις, έχεις έναν τεράστιο σωρό που δε θα θέλεις με τίποτα να επεξεργαστείς. Έπειτα, δεν μπορείς να βρεις τίποτα όταν το χρειάζεσαι. Και τελικά, έχεις χάσει το σύστημα της αρχειοθέτησης που μπορεί να είχες φτιάξει.

4. Να έχεις τα απαραίτητα υλικά στη διάθεση σου. Πάντα να έχεις μπόλικους φακέλους, ή διαφάνειες, και ετικέτες στη διάθεση σου. Αν έχεις κάποιο έγγραφο που πρέπει να αρχειοθετηθεί για μελλοντική χρήση, αλλά δεν έχεις που να το βάλεις, θα το αναβάλλεις συνέχεια μέχρι να πάρεις τα υλικά που χρειάζεσαι. Αυτό σιγά σιγά θα δημιουργήσει νέο σωρό από πράγματα που περιμένουν να τα βάλεις στη θέση τους.


Πηγή: www.zenhabits.gr

www.manifest.gr

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου